Guia práctica para documentación de colecciones en museos

| 15 Febrero 2010

Anne Ambourouè Avaro y Gaël de Guichen son los autores de “La Documentación de las Colecciones de los Museos: ¿Por Qué? ¿Cómo?, Guía Práctica”, un documento orientado a pequeñas instituciones que puede descargarse -en castellano- desde el sitio del ICCROM.

La documentación de las colecciones comprende la identificación y descripción completa de cada objeto ingresado, registrando tanto sus datos propios, -procedencia, estado, objetos asociados, etc.-, como los relacionados a su vida dentro de la institución -tratamientos a los que ha sido sometido, etc.-. Esta información debe conservarse en un lugar seguro y debe estar asociada a sistemas de búsqueda que permitan un acceso inmediato.

Es en los museos pequeños –menos de 5000 objetos-, donde la falta de medios y de personal capacitado suele repercutir en sistemas de documentación deficientes, lo que genera a su vez consecuencias negativas sobre las colecciones.

Adoptando un enfoque práctico y accesible, la guía se enfoca en dar a estas instituciones las herramientas para implementar sistemas capaces de cumplir con los criterios mínimos. Para facilitar el acceso, la mayoría de las fuentes de consulta se encuentran disponibles en Internet –los responsables del proyecto crearon incluso una copia de cada documento en sus servidores para asegurar su disponibilidad futura-.

La guía se organiza a partir de respuestas a preguntas concretas:
¿Por qué documentar?
¿Cómo se implementa un sistema de documentación manual básico partiendo de cero?
¿Cómo se reactiva un sistema de documentación manual en desuso o incompleto?
¿Cómo se controla el inventario?
¿Cómo se procede a la informatización?
¿Cómo se mantiene el sistema de documentación?

La guía acaba de ser publicada en versión “draft” (borrador), pues esperan poder realizar mejoras antes de considerarla definitiva. Para ello es bienvenida su colaboración, descargando, completando y enviando un cuestionario en formato de archivo de texto, disponible en el mismo sitio.